Sistema de gestion integrado del mantenimiento de la Universidad de Sevilla
INTRODUCCIÓN
El sistema de gestión es una herramienta que le permite a una organización o unidad, obtener un mejor desempeño de una manera ordenada. Se define como el conjunto de elementos que están interrelacionados o que interactúan entre sí para establecer políticas, objetivos, procesos y procedimientos, para gestionar de manera eficiente los recursos, actividades y responsabilidades que se orientan al cumplimiento de la Misión de dicha organización o unidad.
Un sistema de gestión integrado, abarca varias materias y sus respectivas normativas. Por ejemplo: gestión de instalaciones, gestión de compras y contratación, gestión ambiental, gestión de la seguridad, gestión de la limpieza
Implantar un Sistema de Gestión proporciona la garantía de que todos los procesos cumplen con estándares definidos por normas. De esta forma, la organización consigue que:
- Internamente, se eviten costes innecesarios como resultado del control y seguimiento
- Externamente, se proyecte una imagen más positiva a otras administraciones, a proveedores y usuarios.
GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS
Engloba todas las acciones preventivas, correctivas o de adaptación que se realicen para mantener el estado de una construcción o incluso mejorarlo para aumentar su accesibilidad, seguridad o funcionalidad.
La gestión del mantenimiento de edificios, se define como la combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión, realizadas durante el ciclo de vida de un edificio (o de una parte de este), destinada a conservarlo o devolverlo a un estado en el que pueda realizar la función requerida.
Sus principales objetivos son:
1. Garantizar el cumplimiento de la normativa.
2. Gestionar los recursos.
3. Controlar los costes.
4. Controlar los tiempos.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA: SIGMUS
Un sistema de gestión que pretende englobar toda la información necesaria para la gestión de la actividad del Servicio de Mantenimiento:
Planificación estratégica
- Misión, Visión y Valores (Intranet)
- Transparencia (Web del Servicio)
- Objetivos (Intranet)
- Presupuesto anual (Web Área Gestión Económica)
- Políticas, Procedimientos, Instrucciones Operativas, Protocolos, Catálogos. ( Intranet)
- Planes de mantenimiento: Preventivo Legal, Correctivo, Tecnológico
- Planificación de Contratos y Acuerdos Marco
- Planificación de Inspecciones Reglamentarias
- Protocolo Emergencias Mantenimiento (Borrador pendiente de negociación Dirección de RRHH Comité de Empresa PTGAS Laboral)
Organización
- Campus único: Una sola Universidad, un solo Servicio, un solo presupuesto.
- Organigrama de prestación de servicios (RPT Web Dirección RRHH)
- Oficinas de Mantenimiento por zonas
- Unidades Técnicas Especializadas de carácter transversal:
UTCI (Unidad Técnica de Control de Instalaciones)
UTTSS (Unidad Técnica de Tramitación, Suministros y Servicios)
- Equipos de trabajo: Dirección, Administración, RGI/EC, Personal Técnico, Tramitadores
- Coordinadores Técnicos
- Equilibrio de cargas de trabajo (Reglamento General del P.A.S.)
Programación y ejecución
- Campus único: Una sola Universidad, un solo Servicio, un solo presupuesto.
- Gamas de mantenimiento
- Avisos de Mantenimiento
- OT/OTV
- Criterios de priorización OTV (Órdenes de Trabajo Validadas)
1. Situaciones críticas para la seguridad. Trabajos de mantenimiento correctivo para
eliminar un riesgo identificado que pueda afectar a las personas, a las instalaciones o al
patrimonio. Incluye aquellas actuaciones urgentes recomendadas por informes SEPRUS.
2. Fuera de servicio. Trabajos de mantenimiento correctivo urgente para atender las
causas de pérdida de servicio total de una instalación o espacio, al objeto de facilitar su
puesta en funcionamiento.
3. Acciones correctivas por informe OCA. Trabajos de mantenimiento correctivo
identificados en informe OCA, motivados por inspecciones reglamentarias y orientados
al cumplimiento normativo.
4. Plan de Mantenimiento Preventivo. Trabajos planificados y programados de
mantenimiento preventivo en las instalaciones.
5. Plan de Mantenimiento Correctivo. Trabajos de mantenimiento correctivo no críticos,
que pueden ser tolerados un tiempo sin dejar fuera de servicio total a instalaciones o
espacios.
6. Plan de Mantenimiento Tecnológico. Trabajos para modernizar, mejorar y/o reducir el
coste del funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones. O para evitar que
puedan quedar fuera de servicio.
7. Trabajos fuera de la Cartera de Servicios. Actuaciones en elementos no incluidos en el
inventario de instalaciones, y por tanto, fuera de la Cartera de Servicios, autorizadas por
la Dirección del Servicio de Mantenimiento
- Regla de priorización de recursos:
1. Personal cualificado de la Universidad de Sevilla disponible para la realización de los trabajos.
2. Recursos comprometidos, como empresas externas con contrato vigente.
3. Empresas externas.
- Especificaciones técnicas
Cualquier duda en la priorización debe ser consultada a la Dirección del Servicio de
Mantenimiento a través de la Subdirección de Coordinación y Programación del
Mantenimiento (dirmanten@us.es).
Las OTV que se canalicen a través de recursos comprometidos (empresa contratista de
servicios de mantenimiento), serán supervisados por la Unidad Técnica de Tramitación,
quien aplicará estas reglas de priorización y realizará las consultas que correspondan
conforme a lo previsto en el punto anterior
- Pedidos y Vales de Pedido:
Central de compras (Almacén) ( Intranet)
Contratos /Acuerdos Marco (Intranet)
Seguimiento y control
-Seguimiento ejecución presupuestaria:
Tabla presupuestado concedido
Balances de situación periódicos
Informe anual a Gerencia de ejecución presupuestaria
-Registros del sistema:
Proyectos, Libro del Edificio y otra documentación facilitada por el Vicerrectorado de Infraestructuras y Campus Sostenible y por el Servicio de Coordinación Técnica de Infraestructuras
Estudios e informes técnicos
Especificaciones técnicas
Documentación gráfica e imágenes
PPT, PCAP, Anexos, informes de las Comisiones Técnicas de Valoración, criterios Mesa de Contratación y ofertas empresas contratistas
Presupuestos proveedores vinculados a Acuerdos Marco
Actas Mesas Técnicas
Aceptaciones de presupuesto
Actas de recepción de actuaciones
Albaranes proveedores
Notas de entrega de herramientas, dispositivos, EPIs, equipos en préstamo, materiales y otros elementos o equipos de similar naturaleza entregado al personal.
Documentación técnica diversa asociada a actuaciones.
Facturas
Expedientes de contratos, acuerdos marco, contratos basados y contratos menores.
Anexos 15
Anexos 24
Correos electrónicos
Actas de reuniones
Informes
Inventario instalaciones
Inventario administrativo
MODERNIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
- Web (https://smantenimiento.us.es/index.php)
- Libro del Edificio Existente vía Web
- Gestor de informes de empresas mantenedoras vía Web
- Bases de Datos de diversa índole y objeto.
- Repositorio de documentos
- GMAO:
PROMUS (en desuso)
GPRUS (en desuso)
Gestor de Partes en Red (en funcionamiento)
Aplicación sigmus 1.0 (en funcionamiento)
Aplicación sigmus 1.1 (finalización del contrato de desarrollo el 31/03/2025)
Aplicación sigmus1.1 Módulo Administración (finalización del contrato de desarrollo el 31/03/2025)
Inicio implantación GMAO, durante el primer semestre 2025
COMUNICACIÓN (mantenimiento@us.es)
- Atención a usuarios
- Gestión de quejas y sugerencias
- Comunicaciones internas Servicio de Mantenimiento
REFERENCIAS NORMATIVAS
Normativa europea, nacional y andaluza de aplicación (Administrativa, económica, de contratación, de prevención de riesgos laborales, social, técnica de las distintas instalaciones, ambiental, de seguridad y en general de cualquier ámbito que sea de obligado cumplimiento)
Normativa interna de la Universidad de Sevilla de aplicación.
Normas UNE, normas EN o normas ISO, según apliquen.
Enlace al documento en pdf
22/10/2024
El sistema de gestión es una herramienta que le permite a una organización o unidad, obtener un mejor desempeño de una manera ordenada. Se define como el conjunto de elementos que están interrelacionados o que interactúan entre sí para establecer políticas, objetivos, procesos y procedimientos, para gestionar de manera eficiente los recursos, actividades y responsabilidades que se orientan al cumplimiento de la Misión de dicha organización o unidad.
Un sistema de gestión integrado, abarca varias materias y sus respectivas normativas. Por ejemplo: gestión de instalaciones, gestión de compras y contratación, gestión ambiental, gestión de la seguridad, gestión de la limpieza
Implantar un Sistema de Gestión proporciona la garantía de que todos los procesos cumplen con estándares definidos por normas. De esta forma, la organización consigue que:
- Internamente, se eviten costes innecesarios como resultado del control y seguimiento
- Externamente, se proyecte una imagen más positiva a otras administraciones, a proveedores y usuarios.
GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS
Engloba todas las acciones preventivas, correctivas o de adaptación que se realicen para mantener el estado de una construcción o incluso mejorarlo para aumentar su accesibilidad, seguridad o funcionalidad.
La gestión del mantenimiento de edificios, se define como la combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión, realizadas durante el ciclo de vida de un edificio (o de una parte de este), destinada a conservarlo o devolverlo a un estado en el que pueda realizar la función requerida.
Sus principales objetivos son:
1. Garantizar el cumplimiento de la normativa.
2. Gestionar los recursos.
3. Controlar los costes.
4. Controlar los tiempos.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA: SIGMUS
Un sistema de gestión que pretende englobar toda la información necesaria para la gestión de la actividad del Servicio de Mantenimiento:
Planificación estratégica
- Misión, Visión y Valores (Intranet)
- Transparencia (Web del Servicio)
- Objetivos (Intranet)
- Presupuesto anual (Web Área Gestión Económica)
- Políticas, Procedimientos, Instrucciones Operativas, Protocolos, Catálogos. ( Intranet)
- Planes de mantenimiento: Preventivo Legal, Correctivo, Tecnológico
- Planificación de Contratos y Acuerdos Marco
- Planificación de Inspecciones Reglamentarias
- Protocolo Emergencias Mantenimiento (Borrador pendiente de negociación Dirección de RRHH Comité de Empresa PTGAS Laboral)
Organización
- Campus único: Una sola Universidad, un solo Servicio, un solo presupuesto.
- Organigrama de prestación de servicios (RPT Web Dirección RRHH)
- Oficinas de Mantenimiento por zonas
- Unidades Técnicas Especializadas de carácter transversal:
UTCI (Unidad Técnica de Control de Instalaciones)
UTTSS (Unidad Técnica de Tramitación, Suministros y Servicios)
- Equipos de trabajo: Dirección, Administración, RGI/EC, Personal Técnico, Tramitadores
- Coordinadores Técnicos
- Equilibrio de cargas de trabajo (Reglamento General del P.A.S.)
Programación y ejecución
- Campus único: Una sola Universidad, un solo Servicio, un solo presupuesto.
- Gamas de mantenimiento
- Avisos de Mantenimiento
- OT/OTV
- Criterios de priorización OTV (Órdenes de Trabajo Validadas)
1. Situaciones críticas para la seguridad. Trabajos de mantenimiento correctivo para
eliminar un riesgo identificado que pueda afectar a las personas, a las instalaciones o al
patrimonio. Incluye aquellas actuaciones urgentes recomendadas por informes SEPRUS.
2. Fuera de servicio. Trabajos de mantenimiento correctivo urgente para atender las
causas de pérdida de servicio total de una instalación o espacio, al objeto de facilitar su
puesta en funcionamiento.
3. Acciones correctivas por informe OCA. Trabajos de mantenimiento correctivo
identificados en informe OCA, motivados por inspecciones reglamentarias y orientados
al cumplimiento normativo.
4. Plan de Mantenimiento Preventivo. Trabajos planificados y programados de
mantenimiento preventivo en las instalaciones.
5. Plan de Mantenimiento Correctivo. Trabajos de mantenimiento correctivo no críticos,
que pueden ser tolerados un tiempo sin dejar fuera de servicio total a instalaciones o
espacios.
6. Plan de Mantenimiento Tecnológico. Trabajos para modernizar, mejorar y/o reducir el
coste del funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones. O para evitar que
puedan quedar fuera de servicio.
7. Trabajos fuera de la Cartera de Servicios. Actuaciones en elementos no incluidos en el
inventario de instalaciones, y por tanto, fuera de la Cartera de Servicios, autorizadas por
la Dirección del Servicio de Mantenimiento
- Regla de priorización de recursos:
1. Personal cualificado de la Universidad de Sevilla disponible para la realización de los trabajos.
2. Recursos comprometidos, como empresas externas con contrato vigente.
3. Empresas externas.
- Especificaciones técnicas
Cualquier duda en la priorización debe ser consultada a la Dirección del Servicio de
Mantenimiento a través de la Subdirección de Coordinación y Programación del
Mantenimiento (dirmanten@us.es).
Las OTV que se canalicen a través de recursos comprometidos (empresa contratista de
servicios de mantenimiento), serán supervisados por la Unidad Técnica de Tramitación,
quien aplicará estas reglas de priorización y realizará las consultas que correspondan
conforme a lo previsto en el punto anterior
- Pedidos y Vales de Pedido:
Central de compras (Almacén) ( Intranet)
Contratos /Acuerdos Marco (Intranet)
Seguimiento y control
-Seguimiento ejecución presupuestaria:
Tabla presupuestado concedido
Balances de situación periódicos
Informe anual a Gerencia de ejecución presupuestaria
-Registros del sistema:
Proyectos, Libro del Edificio y otra documentación facilitada por el Vicerrectorado de Infraestructuras y Campus Sostenible y por el Servicio de Coordinación Técnica de Infraestructuras
Estudios e informes técnicos
Especificaciones técnicas
Documentación gráfica e imágenes
PPT, PCAP, Anexos, informes de las Comisiones Técnicas de Valoración, criterios Mesa de Contratación y ofertas empresas contratistas
Presupuestos proveedores vinculados a Acuerdos Marco
Actas Mesas Técnicas
Aceptaciones de presupuesto
Actas de recepción de actuaciones
Albaranes proveedores
Notas de entrega de herramientas, dispositivos, EPIs, equipos en préstamo, materiales y otros elementos o equipos de similar naturaleza entregado al personal.
Documentación técnica diversa asociada a actuaciones.
Facturas
Expedientes de contratos, acuerdos marco, contratos basados y contratos menores.
Anexos 15
Anexos 24
Correos electrónicos
Actas de reuniones
Informes
Inventario instalaciones
Inventario administrativo
MODERNIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
- Web (https://smantenimiento.us.es/index.php)
- Libro del Edificio Existente vía Web
- Gestor de informes de empresas mantenedoras vía Web
- Bases de Datos de diversa índole y objeto.
- Repositorio de documentos
- GMAO:
PROMUS (en desuso)
GPRUS (en desuso)
Gestor de Partes en Red (en funcionamiento)
Aplicación sigmus 1.0 (en funcionamiento)
Aplicación sigmus 1.1 (finalización del contrato de desarrollo el 31/03/2025)
Aplicación sigmus1.1 Módulo Administración (finalización del contrato de desarrollo el 31/03/2025)
Inicio implantación GMAO, durante el primer semestre 2025
COMUNICACIÓN (mantenimiento@us.es)
- Atención a usuarios
- Gestión de quejas y sugerencias
- Comunicaciones internas Servicio de Mantenimiento
REFERENCIAS NORMATIVAS
Normativa europea, nacional y andaluza de aplicación (Administrativa, económica, de contratación, de prevención de riesgos laborales, social, técnica de las distintas instalaciones, ambiental, de seguridad y en general de cualquier ámbito que sea de obligado cumplimiento)
Normativa interna de la Universidad de Sevilla de aplicación.
Normas UNE, normas EN o normas ISO, según apliquen.
Enlace al documento en pdf
22/10/2024